Eai pessoal, tudo bem?
Hoje vamos ver um pouquinho a respeito sobre a tomada de decisão e como um bom sistema pode ajudar nessa situação, sem mais enrolação, vamos começar.
Todo gestor bem informado sabe que a tomada de decisões corretas tem influência direta sobre os resultados alcançados, tanto em relação às questões administrativas, operacionais, financeiras e de gerenciamento de equipe.
Sendo assim, é preciso estar sempre atento para que as decisões sejam pautadas em planejamentos realistas e bem estruturados. Para ajudar nessa tarefa, o uso de um software pode ser uma estratégia valiosa, uma vez que essa ferramenta é capaz de fornecer informações e auxiliar em análises mais precisas.
Um sistema de gestão — também conhecido como ERP — corresponde a um software que tem como objetivo automatizar etapas das rotinas financeira e gerencial de uma empresa, a fim de otimizar os processos e melhorar os resultados.
Com o uso desse recurso, é possível ter acesso a um banco de dados completo, com diversas informações sobre a empresa, seus resultados e funcionamento. Também é possível compartilhar os conteúdos que forem pertinentes a todos os setores envolvidos, de maneira rápida e confiável.
O uso de um software é essencial, pois com ele é possível fazer uma gestão com mais clareza nos pontos e áreas fundamentais para o bom funcionamento da empresa. Ele também permite o acompanhamento constante das metas estabelecidas, o que facilita a identificação de pontos que estão deixando a desejar, assim como sua correção sempre que necessário. Outros pontos importantes são:
Com o uso de um software, todas as informações podem ser encontradas em um único lugar, que pode, inclusive, ser acessado a qualquer momento, por meio de dispositivos móveis, como tablets e celulares. Com isso, o processo torna-se muito mais organizado e acessível para todos os profissionais envolvidos, independentemente do nível cargo ou nível hierárquico de cada um.
O uso de um software de gestão permite que tarefas administrativas e processos pouco relevantes sejam executados de maneira automática, o que otimiza o tempo e os recursos que antes seriam gastos para a realização de cada uma. O resultado é um ganho significativo de produtividade e maior satisfação de toda a equipe.
Como o software possibilita uma visão estratégica e bem estruturada sobre a realidade da empresa, é possível ter melhor visibilidade de custos diante dos cenários apresentados no mercado. A partir disso, os recursos podem ser melhores aplicados e os resultados tendem a ser mais satisfatórios.
Os departamentos da empresa podem ser integrados de modo que diferentes setores tenham acesso a informações relevantes para melhorar os resultados de maneira geral.
Não é exatamente uma novidade que a operação de uma empresa cria um enorme número de dados todos os dias. Desde a quantidade de produtos armazenados no estoque, as vendas realizadas no período e os custos operacionais, todas essas informações, e muitas outras, são importantes e devem ser registradas.
O problema é que, quando esse processo de registro é feito de forma descentralizada, utilizando sistemas diferentes, uma integração entre eles é praticamente impossível. Sem ela, a apuração dos dados se torna complexa e ineficiente.
No momento em que todos os setores da companhia compartilham o mesmo sistema, a integração entre eles ocorre de forma natural, o que abre espaço para uma série de resultados interessantes. Entre eles podemos citar a otimização de processos, que acarreta no aumento de produtividade.
Isso acontece porque, uma vez que diferentes áreas da companhia passam a se comunicar mais rápido, os problemas começam a ser identificados e resolvidos em períodos menores de tempo.
Por exemplo, caso a equipe de pós-venda enfrente dificuldades frente a reclamação de um cliente que ainda não recebeu seu produto, se toda a informação estiver registrada em um único sistema, e a equipe puder acessá-la, se torna mais fácil identificar onde ocorreu o erro, sua autoria, e como resolvê-lo.
Esse acesso rápido a informações confiáveis também ajuda os gestores na tomada de decisão. Por meio do ERP, eles podem verificar em tempo real a situação da companhia como um todo, o que torna fácil perceber problemas e identificar oportunidades.
Cientes da importância de centralizar informações, muitas companhias tentam implementá-la, mas sem fazer uso de um software corporativo, próprio para esse trabalho, a tarefa não é viável. O motivo é simples, ele se resume a quantidade de dados que precisam ser registrados e a sua complexidade.
Deixar para um colaborador, ou para uma equipe de colaboradores, a tarefa de monitorar diversos sistemas e inserir seus dados em planilhas e relatórios não é uma boa ideia. Isso porque, apesar da boa vontade dos funcionários, o grande número de informações pode levá-los a deixar algo passar, o que faz da tarefa passível de erros humanos.
A velocidade de um software é muito maior do que a de uma pessoa, de modo que ele é capaz de acompanhar os diversos setores da empresa, e organizar os dados fornecidos por eles, em tempo real. Outro benefício conferido pela automação é o aumento da segurança, pois sem a intervenção de terceiros o risco de erro humano é eliminado.
Uma vez que um dado é inserido em um sistema ERP, a tarefa que deve ser feita a seguir é logo iniciada e registrada. Esse cuidado põe fim ao retrabalho, pois atividades não serão mais repetidas desnecessariamente por engano. Isso reduz os gastos da companhia com tempo, pessoal e recursos.
Cada empresa, mesmo aquelas que atuam no mesmo mercado, contam com suas particularidades e necessidades próprias. Para atendê-las de forma eficaz, é importante que o software identifique essas necessidades e apresente soluções para elas.
Sistemas de ERP são projetados para atender essa expectativa. Seus módulos, cada um deles criado para atender um setor específico da companhia, podem ser configurados para se ajustar a eles.
A configuração do sistema também deve estabelecer quais usuários terão acesso aos dados e definir o nível desse acesso, e se eles tem ou não autorização para realizar alguma modificação.
Esse ajuste deve acontecer sob a supervisão do gestor para garantir que tudo é feito de acordo com os interesses da empresa.
A centralização de dados permite que eles sejam avaliados mais facilmente. A automação de processos, por sua vez, agiliza esse procedimento e o torna mais seguro, eliminando o risco de erro humano. A combinação desses dois fatores abre espaço para que indicadores confiáveis (KPIs) sejam criados.
Esses indicadores, que surgem a partir das atividades da companhia, são fundamentais para avaliar seu desempenho, observar problemas e identificar oportunidades.
Por exemplo, avaliando o número de vendas realizadas no último período, é possível verificar o desempenho dos vendedores. Caso ele atinja um bom nível, é interessante procurar meios de manter seus resultados e otimizá-los. Agora, se estiver abaixo do esperado, é possível identificar o problema e resolvê-lo.
Assim que o gestor e sua equipe tem acesso aos indicadores confiáveis, apurados pelo sistema de ERP, o processo de tomar decisão se torna mais simples, pois ele tem a plena convicção de que está fazendo uma escolha a partir de dados de alta confiabilidade.
Quando os indicadores por trás das estratégias de uma empresa são claros e de confiança, os riscos de sua operação diminuem drasticamente, o que, no fim, funciona como um diferencial competitivo que lhe ajuda a conquistar mais espaço no mercado.
Além disso, o acesso intuitivo aos dados, fornecido pelo software, cria a oportunidade para que insights ocorram, o que abre espaço para novas ideias e estratégias de atuação.
Em um cenário cada vez mais competitivo, em que questões importantes precisam ser decididas em períodos cada vez menores de tempo, ter o auxílio de uma base de dados sólidos e confiável é fundamental.
Nesse contexto, os softwares de automação são mais do que uma simples ferramenta e se apresentam como uma verdadeira vantagem competitiva.
Espero que tenham gostado do post, até a próxima!
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