Como um sistema ajuda no processo de tomada de decisão

Os departamentos da empresa podem ser integrados de modo que diferentes setores tenham acesso a informações relevantes para melhorar os resultados de maneira geral.

Centralização de dados

Não é exatamente uma novidade que a operação de uma empresa cria um enorme número de dados todos os dias. Desde a quantidade de produtos armazenados no estoque, as vendas realizadas no período e os custos operacionais, todas essas informações, e muitas outras, são importantes e devem ser registradas.

O problema é que, quando esse processo de registro é feito de forma descentralizada, utilizando sistemas diferentes, uma integração entre eles é praticamente impossível. Sem ela, a apuração dos dados se torna complexa e ineficiente.

No momento em que todos os setores da companhia compartilham o mesmo sistema, a integração entre eles ocorre de forma natural, o que abre espaço para uma série de resultados interessantes. Entre eles podemos citar a otimização de processos, que acarreta no aumento de produtividade.

Isso acontece porque, uma vez que diferentes áreas da companhia passam a se comunicar mais rápido, os problemas começam a ser identificados e resolvidos em períodos menores de tempo.

Por exemplo, caso a equipe de pós-venda enfrente dificuldades frente a reclamação de um cliente que ainda não recebeu seu produto, se toda a informação estiver registrada em um único sistema, e a equipe puder acessá-la, se torna mais fácil identificar onde ocorreu o erro, sua autoria, e como resolvê-lo.

Esse acesso rápido a informações confiáveis também ajuda os gestores na tomada de decisão. Por meio do ERP, eles podem verificar em tempo real a situação da companhia como um todo, o que torna fácil perceber problemas e identificar oportunidades.

Automação de processos

Cientes da importância de centralizar informações, muitas companhias tentam implementá-la, mas sem fazer uso de um software corporativo, próprio para esse trabalho, a tarefa não é viável. O motivo é simples, ele se resume a quantidade de dados que precisam ser registrados e a sua complexidade.

Deixar para um colaborador, ou para uma equipe de colaboradores, a tarefa de monitorar diversos sistemas e inserir seus dados em planilhas e relatórios não é uma boa ideia. Isso porque, apesar da boa vontade dos funcionários, o grande número de informações pode levá-los a deixar algo passar, o que faz da tarefa passível de erros humanos.

A velocidade de um software é muito maior do que a de uma pessoa, de modo que ele é capaz de acompanhar os diversos setores da empresa, e organizar os dados fornecidos por eles, em tempo real. Outro benefício conferido pela automação é o aumento da segurança, pois sem a intervenção de terceiros o risco de erro humano é eliminado.

Uma vez que um dado é inserido em um sistema ERP, a tarefa que deve ser feita a seguir é logo iniciada e registrada. Esse cuidado põe fim ao retrabalho, pois atividades não serão mais repetidas desnecessariamente por engano. Isso reduz os gastos da companhia com tempo, pessoal e recursos.

Personalização

Cada empresa, mesmo aquelas que atuam no mesmo mercado, contam com suas particularidades e necessidades próprias. Para atendê-las de forma eficaz, é importante que o software identifique essas necessidades e apresente soluções para elas.

Sistemas de ERP são projetados para atender essa expectativa. Seus módulos, cada um deles criado para atender um setor específico da companhia, podem ser configurados para se ajustar a eles.

A configuração do sistema também deve estabelecer quais usuários terão acesso aos dados e definir o nível desse acesso, e se eles tem ou não autorização para realizar alguma modificação.

Esse ajuste deve acontecer sob a supervisão do gestor para garantir que tudo é feito de acordo com os interesses da empresa.

Produção de indicadores confiáveis

A centralização de dados permite que eles sejam avaliados mais facilmente. A automação de processos, por sua vez, agiliza esse procedimento e o torna mais seguro, eliminando o risco de erro humano. A combinação desses dois fatores abre espaço para que indicadores confiáveis (KPIs) sejam criados.

Esses indicadores, que surgem a partir das atividades da companhia, são fundamentais para avaliar seu desempenho, observar problemas e identificar oportunidades.

Por exemplo, avaliando o número de vendas realizadas no último período, é possível verificar o desempenho dos vendedores. Caso ele atinja um bom nível, é interessante procurar meios de manter seus resultados e otimizá-los. Agora, se estiver abaixo do esperado, é possível identificar o problema e resolvê-lo.

Otimização de gestão

Assim que o gestor e sua equipe tem acesso aos indicadores confiáveis, apurados pelo sistema de ERP, o processo de tomar decisão se torna mais simples, pois ele tem a plena convicção de que está fazendo uma escolha a partir de dados de alta confiabilidade.

Quando os indicadores por trás das estratégias de uma empresa são claros e de confiança, os riscos de sua operação diminuem drasticamente, o que, no fim, funciona como um diferencial competitivo que lhe ajuda a conquistar mais espaço no mercado.

Além disso, o acesso intuitivo aos dados, fornecido pelo software, cria a oportunidade para que insights ocorram, o que abre espaço para novas ideias e estratégias de atuação.

Em um cenário cada vez mais competitivo, em que questões importantes precisam ser decididas em períodos cada vez menores de tempo, ter o auxílio de uma base de dados sólidos e confiável é fundamental.

Nesse contexto, os softwares de automação são mais do que uma simples ferramenta e se apresentam como uma verdadeira vantagem competitiva.